protokoll

[zippo]

Kas üldkoosoleku protokollija võib olla juhatuse liige või peaks see olema keegi väljaspool juhatust.

[Heino]

Mina küll ei teaks, et seadus seda reguleerib. Seega võib küll.

[Valge]

No ikka võib olla. Protokollijaks peab valima isiku, kes oskab protokolli koostada.

[sirts]

Ei teeks paha see kõigilö ära õppida. Pole ju midagi rasket. Aga protokollida võib ükskõik kes. Koosoleku juhtaja ja protokollija ei saa olla ühes isikus. Ehk mõtlesid seda?
Kogemus näitab, et kuigi teisele õpetad, kuidas protokolli teha, tuleb lõppvormistus ikka ise ära teha. Inimesed ka sei oska tõesti või ei viitsi. Kui paljud meist ikka on protokollinud.

[sirts]

Leidsin oma arvutist sellised soovitused. Küll ei mäleta ma, kust need pärinevad. Mõeldud on nad firma koosolekute protokollimiseks, kuid täiesti kasutatavad ka MTÜdes.



Protokolli koostamine ja vormistamine


Protokolli vormistab kokkutulnute poolt valitud või selleks eelnevalt määratud protokollija. Protokoll koostatakse konspektiivselt, kus pannakse kirja vaid oluline ainsuse kolmandas isikus.
Protokoll vormistatakse üldplangile või protokolli plangile ning registreeritakse dokumendiliigi allregistris.
Protokolli kohustuslikud rekvisiidid on:
dokumendiliigi nimetus – P R O T O K O L L;
koostamise koht;
toimumise kuupäev - protokolli kuupäevaks on toimumise aeg, mis trükitakse sõnalis-numbriliselt paremal veerisel;
protokolli registreerimisnumber – lisatakse kuupäevale;
koosoleku alguse ja lõppkellaaeg;
tekst – tekst peab olema täpne ning algab informatsiooniga osavõtjate kohta (juhataja, protokollija, osavõtjad, puudujad, kutsutud). Kui osavõtjaid on üle 15, näidatakse osalejate real nende arv ja nimed lisatakse registreerimislehega.
Näide:
Võtsid osa: 20 osakonnajuhatajat
(registreerimisleht lisatud)
Osavõtjate informatsioonile järgneb PÄEVAKORD. Kui päevakorra punkte on rohkem kui üks, siis punktid nummerdatakse. Päevakorrale järgnevad ettekanded ja sõnavõtud, küsimused ning vastused küsimustele, mis eristatakse tekstis sõnaga „KUULATI“. Sõnavõttude puhul märgitakse esineja eesnime esitäht ja perekonnanimi ning sisu kokkuvõte.
Näide:
KUULATI:
T. Murakas – tutvustas N asutuse I poolaasta majandustulemusi.
Viimane osa kajastab otsustamist ja algab sõnaga „OTSUSTATI“. Otsuse nummerdamisel peab otsuse number sisaldama päevakorra järjekorra numbrit.
Näide:
OTSUSTATI:
1. (esimese päevakorrapunkti, esimese otsuse number)
Protokolli lisa. Lisadele viidatakse teksti sees vastava punkti järel. Lisad peavad olema tõestatud või allkirjutatud ning lisatud protokollile.
allkirjad - protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Allkirjad vormistatakse kõrvuti. Protokoll allkirjastatakse ühes eksemplaris ning koopiad edastatakse osalejatele.
protokolli lisarekvisiit on jaotuskava/koopiad.
Mõned näpunäited, mis lihtsustavad protokollimist:
tööta enda jaoks välja tihti esinevate erialaste terminite ja sõnade lühendid, see kiirendab protokollimist oluliselt;
alusta iga uut teemat uuelt lehelt (nb! nummerda need lehed!);
jäta lõikude vahele ruumi, et saaksid vajadusel hiljem märkusi lisada;
lepi enne algust koosoleku juhatajaga kokku, et vastuvõetud otsused sõnastatakse konkreetselt ja lühidalt;
lepi koosoleku juhatajaga kokku ka vastav märguanne, mida saad kasutada, kui sõnavõtjate kõnetempo liiga kiireks läheb või kui sinu jaoks midagi arusaamatuks jääb.
AS MIMIMI (üldplank)
N. OSAKONNA KOOSOLEKU P R O T O K O L L
.
Tallinn
01. oktoober 2004 nr 20
.
.
.
.
Algus (kellaaeg), lõpp (kellaaeg)
.
.
Juhataja (ees- ja perekonnanimi)
Protokollis (ees- ja perekonnanimi)
Võtsid osa: (loetelu tähestikulises järjekorras vähem kui 15 osalejat)
Puudus(id): (ees- ja perekonnanimi)
Kutsutud: (tähtsuse järjekorras – ametinimetus, ees- ja perekonnanimi)
.
.
PÄEVAKORD:
.
1. (esimese päevakorrapunkti pealkiri)
2. (teise päevakorrapunkti pealkiri)
.
KUULATI: (esineja nimi ja ettekande lühike sisu)
.
Kaasettekandega esinesid:
.
Küsimused:
.
Vastused küsimustele:
.
Sõna võtsid: (sõnavõtja nimi ja sõnavõtu lühike sisu)
.
OTSUSTATI:
1.1 (korratakse päevakorrapunkti jrk. nr)
1.2
.
.
.
. /allkiri/
.
Ees- ja perekonnanimi
Juhataja
. /allkiri/
.
Ees- ja perekonnanimi
Protokollija

[aasa]

Ülidselt võiks olla protokollija ja juhataja erinevad isikud, kuid seadusega seda sätestatud ei ole. Üldkoosolekul on see tavaks, kuigi paljudel juhtudel protokollija lihtsalt kirjutab allkirja:) Juhatuse puhul ei ole tihti teisiti võimalik sest juhatus võib olla üheliikmeline

[sirts]

Üks uus nüanss on tekkinud protokolli allkirjastamise juurde. Nimelt peab nüüd protokollija panema oma allkirjad protokolli igale lehele.

[Valge]

Üks uus nüanss on tekkinud protokolli allkirjastamise juurde. Nimelt peab nüüd protokollija panema oma allkirjad protokolli igale lehele.

Kus taoline nõue tekkinud on?

Protokollist veel niipalu, et häälte arv peaks olema ka fikseeritud
Poolt, x vastu x, erapooletuid x

[sirts]

No see oli meie audiitori soe soovitus. Keegi on seda veel kusagil maininud. Ausalt öelda olen seda ka ise mõelnud, et koosoleku protokollija ja juhataja võiksid allkirja anda igale protokolli lehele. Samuti tasuks protokolli koostades ära märkida kusagil, mitlel lehel protokoll on. Nii väldiks ehk paberite kaotsiminekut. Eriti tähtis on see siis, kui uus juhatus pabereid üle võtab ja näiteks püüab mõnd varasemat üldkoosoleku otsust kaotada või ümber teha. Samas on see ka narr, sest kui on printer ja koopiamasin, siis võib praktiliselt kõike teha. Ei aita allkiri kah.

[Valge]

See allkirjade teema on vaid siis aktuaalne, kui on kahtlust, et protokolli võltsitakse. Näiteks firma, kus ma ise töötan, loobus finatseemiristeenuste lepingute allkirjastamisest igale lehele.

[sirts]

Kõik muutubki siis aktuaalseks, kui keegi hakkab midagi kahtlustama. Ja siis on hea, kui neid kahtlusi on võimalik eos maha võtta. Kui pimesi usaldada, siis võikski ainult suulisi kokkuleppeid sõlmida.

[Heino]

Seega on see siiski soovitus, nagu ma aru saan. Ma alguses mõtlesin, et see on juba mingisuguses seaduses.

[pimeloom]

Igastahes tahab Hansapank laenu andmisel, et üldkoosoleku protokolli igal lehel oleks lõikide juhatuse liikmete, koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad.

[Valge]

See ei ole seadus vaid usalduse küsimus. Digitaalsetel dokumentidel on alati üks allkiri vaatamata lehekülgede arvule. Küll pank ka selleni jõuab

[aasa]

Digitaalne allkiri on midagi muud, kuid tõepoolest lepingutel kirjutatakse alla praegu igale leheküljele. See pole mitte pangas nii. Allkiri maksab, mitte pitsat nagu varem oli

[Valge]

Digitaalne allkiri ei ole midagi muud, see on ikka see sama allkiri ainult digitaalsel kujul.
Küsimus on suhtumises ja usalduses.

[rewa2]

Kas korteriühistu raamatupidaja võib olla protokollija? Meie ühistu protokollija tegi koosolekul märkmeid ja ütles,et ta trükib kodus protokolli arvutiga...

[sirts]

Igati mõistlik. Üldkoosoleku alguses valitakse juhataja ja protokollija. Meie rahvas on õnnelik, kui keegi need mõlemad kohustused enda peale võtab. Üldiselt võiks olla juhataja ja protokollija erinevad inimesed, sest juhataja ei saa enamasti tegelda protokollimisega. Muidugi võib koosoleku diktofoniga lindistada ja sealt sis protokolli vormistada.

[leammj]

Hea oleks kui keegi üldkoosolekust erapooletu korteriomanik allkirjastab teie protokolli. Üldkoosoleku protokolli peaksid ka kõik juhatuse liikmed allkirjastama.

[sirts]

Üldkoosoleku protokolli allkirjastavad koosoleku juhataja ja protokollija, juhatuse koosolekute protokollidele kirjutavad alla kõik juhatuse liikmed.

[rewa2]

Eelmistel aastatel oli üldkoosolekul ikka protokolliraamat ja protokollija kirjutas koosoleku ajal otse raamatusse. Koosoleku lõpus võeti ka protokolli lõppu allkirjad. Viimasel ajal on KÜ esimees, kes on ka üldkoosoleku juhataja määranud protokollijaks raamatupidaja, kes teeb ainult märkmeid, öeldes, et ta kirjutab kodus protokolli arvutiga.
Kas nüüd nii tohib?

[pimeloom]

Eelmistel aastatel oli üldkoosolekul ikka protokolliraamat ja protokollija kirjutas koosoleku ajal otse raamatusse. Koosoleku lõpus võeti ka protokolli lõppu allkirjad. Viimasel ajal on KÜ esimees, kes on ka üldkoosoleku juhataja määranud protokollijaks raamatupidaja, kes teeb ainult märkmeid, öeldes, et ta kirjutab kodus protokolli arvutiga.
Kas nüüd nii tohib?

Loomulikult tohib. Mingit protokolliraamatut ei pea olema ja siiralt tahaks näha protokollijat, kes suudaks koosoleku ajal korrektse protokolli vormistada.
Üldkoosoleku protokoll ei ole mingi salajane dokument, sellega võivad tutvuda kõik ühistu liikmed. Millest sinu hirmud?

[rewa2]

Eelmistel aastatel oli üldkoosolekul ikka protokolliraamat ja protokollija kirjutas koosoleku ajal otse raamatusse. Koosoleku lõpus võeti ka protokolli lõppu allkirjad. Viimasel ajal on KÜ esimees, kes on ka üldkoosoleku juhataja määranud protokollijaks raamatupidaja, kes teeb ainult märkmeid, öeldes, et ta kirjutab kodus protokolli arvutiga.
Kas nüüd nii tohib?

Loomulikult tohib. Mingit protokolliraamatut ei pea olema ja siiralt tahaks näha protokollijat, kes suudaks koosoleku ajal korrektse protokolli vormistada.
Üldkoosoleku protokoll ei ole mingi salajane dokument, sellega võivad tutvuda kõik ühistu liikmed. Millest sinu hirmud?

Muidugi on hirmud!! kui võimalus osa teksti kodus ära jätta ja protokolli ilustada ja teha juurdekirjutusi ja tagant järele vormistamisi... Kuidas varem on saadud protokoll käsitsi kirjutada. Ja nüüd tehakse siis lahtistele lehtedele, millest ajajooksul osa kaovad...VOTT!

[pimeloom]

Mina kuulen esimest korda, et protokollitakse mingisse raamatusse. Kui on vaja protokolli koopiat näiteks kas või registrisse viia, siis kopeerite oma raamatut või? Elementaarne on minu arust, et 21. sajandil vormistatakse protokoll korrektselt ja ilmselt ikka arvutiga, kuna trükimasinad on museaalideks saanud. Protokollis on tähtis otsus, see mida koosolekul rääkis Juhan, mida Jaan ja mida karjus vahele Maali, ei ole üldse oluline protokolli kirjutada.
Kui sa oma ühistu juhatust ei usalda, siis soovitan siiralt ise järgmine kord juhatusse kandideerida.

Raamatust võivad ka lehed kaduda, miski ei ole võimatu.

[sirts]

rewa2, ma usun ka , et muretsed ilmaasjata. Protokoll tuleb korralikult vormistada ja loomulikult tehakse seda arvutis. No võib ka käsitsi, kuid kas tänapäeval ikka enam tasub.
Kui teil on kahtlus, et keegi protokollis miskit vassib, siis laske protokoll saata igasse postkasti, panna üles kodulehele või mis iganes. Ega see ei välista võltsimist. Ja kolm kuud pärast üldkoosolekut on võimalik üldkoosoleku otsuseid (mis siis kirja said ka protokolli) vaidlustada kohtus. Kasutage oma võimalusi, ärge nähke igas asjas tonti.