Koosoleku protokoll.

[jassi]

Tere. Kas juhatus peab liikmetele saatma protokolli täieliku variandi.(protokoll,koosoleku kutse,osalejate nimekiri?) Ja kas see peab olema allkirjastatud? Siiani olen saatnud arvutis lihtsalt protokolli (sinna ei ole mul võimalik allkirju lisada).Ja olen lisanud,et kõigil on võimalik saada tutvuda originaaliga, kus juures osalejate leht ja ka allkirjad. Kas olen käitunud valesti.
Probleem selles,et üks inimene nõuab,et temal peavad olema kõik need paberid täies mahus ja lihtsalt tutvumisega nõus ei ole.Lihtsalt on selline probleemne inimene,ise ta koosolekule ei tule ,ainult esitab nõudmisi.
Ise tean ,et dokumendid peavad olema kättesaadavad. Olen talle kirjutanud,et tule ja tutvu,olen lubanud ise talle kodu nõus olnud tulema,aga talle lihtsalt ei sobi. Kuidas on seaduslik?

[ennkippel]

Üldkoosoleku protokolliga on nii, et kui seal on delikaatseid isikuandmeid, näiteks isikukoodid, siis ei tohi protokolli seda osa jagada. Selline olukord võib tekkida, kui arvutisse on üldkoosoleku protokolli lisatud ka volitused, kus peavad olema ka isikukoodid. Sellisel juhul tehakse kaks varianti, üks ilma volitusteta ja teine koos volitustega. Jagada tohib siis ilma volikirjadeta varianti, teist saab näidata kokkulepitud korras varjates isikukoode korteriomanikule või tema esindajale.

[jassi]

Aga kas pean saatma siis allkirjadega protokolli või piisab sellest,et protokolli originaal on kõigile kättesaadav??? Ja muidugi saadan selle ilma allkirjadeta protokolli kõigile,sest pole ju võimalik neid allkirju arvutisse saada ja kõigile ei taha koopiat ka teha,lihtsam ju arvutis saata. Aga kas nii võib?

[ennkippel]

Protokollil peab olema juhataja ja protokollija allkiri igal lehel, koosoleku registreerimislehel on osalejate nimed ja allkirjad. Mõlemad skännid arvutisse ja saad ju osalejatele meilidele saata või kellel meiliaadressi pole, postkasti panna. Volikirju ei ole vaja edastada, kuna seal isikukoodid.

[MargusT]

Üldkoosoleku protokolliga on nii, et kui seal on delikaatseid isikuandmeid, näiteks isikukoodid, siis ei tohi protokolli seda osa jagada. Selline olukord võib tekkida, kui arvutisse on üldkoosoleku protokolli lisatud ka volitused, kus peavad olema ka isikukoodid. Sellisel juhul tehakse kaks varianti, üks ilma volitusteta ja teine koos volitustega. Jagada tohib siis ilma volikirjadeta varianti, teist saab näidata kokkulepitud korras varjates isikukoode korteriomanikule või tema esindajale.

Hea Enn. Pea nüüd hoogu.
Korteriomanike isikukoodid ei ole mingi saladus korteriühistu liikmete seas. Ja selline kahe variandi tegemine volitustega ja ilma volitusteta ning mingeid osi varjata korteriühistu liikmete eest on ilmselge ..... arusaamatu tegevus.

Protokollil peab olema juhataja ja protokollija allkiri igal lehel

Protokoll peab olema küll allkirjastatud juhataja ja protokollija poolt, aga kohustus allkirjastada igat lehte on ilmne liialdus, aga muidugi pole ka keelatud seda teha kui soovitakse.

Aga kas pean saatma siis allkirjadega protokolli või piisab sellest,et protokolli originaal on kõigile kättesaadav??? Ja muidugi saadan selle ilma allkirjadeta protokolli kõigile,sest pole ju võimalik neid allkirju arvutisse saada ja kõigile ei taha koopiat ka teha,lihtsam ju arvutis saata. Aga kas nii võib?

MTÜS ütleb, et pärast 14 päeva möödumist üldkoosoleku lõppemisest peab protokoll olema liikmetele kättesaadav ja liikmel on õigus saada üldkoosoleku protokolli või selle osa ärakirja.

Mina saadaksin vastavalt küsija soovile kas e-postkasti protokolli faili või paberpostkasti koopia protokollist. Registreerimislehe jms saatmist ei pea ma vajalikuks, aga kui ta seda soovib, siis on tema õigus seda ka saada, sest protokolli lahutamatuks lisaks on üldkoosolekust osavõtnute nimekiri koos igaühe allkirjaga ning üldkoosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused. Esimesel juhul skänneerida dokument ja failina saata e-postkasti ning teisel juhul teha koopia ja postitada koos protokolliga paberpostkasti.

[ennkippel]

Lisaks, volikirjadega on nii, et enamasti on tähtajatud volikirjad ja neid ei pea igale koosolekule uut esitama. Originaalid ilusti kaustas, vajadusel saab neid paljundada protokollide juurde. Küsimus, kas isikukoodid on ikka avalikud liikmetele? Kas juhatuse liige võtab selle vastutuse, kui korteriomanik otsustab jagada isikukoode võõrastele, kes siis süüdi on, kui neid kasutatakse kurjalt mingi info hankimisel? Ja veel, on tulnud ette kõikide lehtede allkirjastamise nõuet, ei mäleta kus, aga parem kohe seda teha siis. Võib-olla oli pangalaenu protokoll.

[MargusT]

Lisaks, volikirjadega on nii, et enamasti on tähtajatud volikirjad ja neid ei pea igale koosolekule uut esitama. Originaalid ilusti kaustas, vajadusel saab neid paljundada protokollide juurde.

Lihtsam oleks jah, et kui üks kord originaali annad, siis heatahtlik juhatus teeb sellest iga koosolekul kus seda vaja läheb koopia. Või on originaal volituse esitaja käes ja võtab igale koosolekule, lisaks originaalile, kaasa ka koopia, mis nimekirjale lisatakse.

Küsimus, kas isikukoodid on ikka avalikud liikmetele? Kas juhatuse liige võtab selle vastutuse, kui korteriomanik otsustab jagada isikukoode võõrastele, kes siis süüdi on, kui neid kasutatakse kurjalt mingi info hankimisel?

Liikmetele on kindlasti avalikud. Küsimus, et mis liikmed nendega edasi teevad. Kolmandatele isikutele ei ole õigus neid edastada.
Kui nüüd vaadata äri jne registreid, siis seal on juhatuse liikmete isikukoodid kogu ilmale nähtavad.
Ja kui keegi näebki isikukoodi. Mis sellest siis? Saabki teada sünnipäeva, et siis õigel päeval õnnitleda. Tore ju.

Ja veel, on tulnud ette kõikide lehtede allkirjastamise nõuet, ei mäleta kus, aga parem kohe seda teha siis. Võib-olla oli pangalaenu protokoll.

Seadusest seda nõuet ei ole. Pigem kellegi või mõne firma harjumused, traditsioonid, sisenõuded vms.

[VASAR49]

kui seal on delikaatseid isikuandmeid, näiteks isikukoodid

Isikukoodid ei ole delikaatsed isikuandmed.
teatmik.ee

Isikuandmete avaldamisest

Kõik veebikeskkonna www.teatmik.ee poolt taasavaldatavad andmed on avalikud ja tasuta.

Isikuandmete kaitse seaduse (https://www.riigiteataja.ee/akt/130122010011) kohaselt füüsilise isiku eesnimi, perekonnanimi, sünnikuupäev ega isikukood ei kuulu delikaatsete isikuandmete hulka.

Äriseadustiku (https://www.riigiteataja.ee/akt/131122010019) kohaselt on äriregistri kanded avalikud ja igal ühel on õigus tutvuda registrikaardi ja äritoimikuga. Registrikaardid sisaldavad esindusõiguslike isikute eesnime, perekonnanime ja isikukoodi. Samuti on avalik registrikaartide kannete ajalugu. Avalike andmete taasavaldamine ei ole keelatud.

Andmekaitse Inspektsiooni seisukohalt juriidilisel isikul kui seaduse alusel loodud abstraktsel moodustisel eraelu ei ole ja sellega seonduvad andmed, sh ka juhatuse liikmete nimed ja isikukoodid isikuandmete kaitse seaduse kaitsealasse ei kuulu, sest tegemist pole eraeluliste, vaid majandustegevusega seonduvate andmetega. Allikas: Avaliku teabe seaduse ja Isikuandmete kaitse seaduse täitmisest aastal 2012. Andmekaitse Inspektsioon, 2013

[VASAR49]

Olen talle kirjutanud,et tule ja tutvu,olen lubanud ise talle kodu nõus olnud tulema,aga talle lihtsalt ei sobi.

Sellega on ta ise loobunud oma nõudest. Sellistele ei mõju mingi seaduste ette lugemine, nendega tuleb suhelda ainult kirjalikus vormis ja soovitada tal kohtusse kaevata, kui ei meeldi. Kui seda talle 200 korda kirjutada, siis ehk jõuab pärale.