Üldkoosoleku otsuse vormistamine

[TMärss]

MTÜS ütleb, et
§ 22. Üldkoosoleku otsus
(3) Üldkoosoleku otsus loetakse vastuvõetuks koosolekut kokku kutsumata, kui otsuse poolt hääletavad kirjalikult kõik mittetulundusühingu liikmed.
Ja küsimus siis selline, et kuidas sellist asja protokollina vormistada? Protokollis on koosoleku juhataja ja protokollija, kuidas see kõik paberil välja peaks nägema?

[tull6]

Juhatuse koosolekut oleme küll interneti teel pidanud.
Esimees on juhataja ja protokollija, viib koosoleku läbi teeb protokolli faili valmis ja saadab laiali tutvumiseks,parandamiseks,kinnitamiseks, digiallkirjastamiseks.

[suisse]

Tegelikult tähendab see seda, et otsuse projektid koos materjalidega, mille alusel tuleb otsustada, edastatakse kõigile liikmetele, mille liikmed allkirjastatult tagastavad ja protokoll koostatakse juhatuse poolt hääletuslehtede alusel.

[TMärss]

Ma ei loe küll kusagilt välja, et kõiki selle punkti alusel peetud koosolekuid peab digiallkirjastama. Ma saan aru, et need kirjad peavad lihtsalt taasesitust võimaldavas vormis olema, e. siis nt e-kirjana. Ma saan aru, et uue juhatuse valimise ja muu sellise puhul on see vajalik aga kui on tegemist miski ühe punktiga mis ei oma sellist kaalu siis peaks asi lihtsam olema.

[pimeloom]

Sellisel moel üldkoosoleku otsuse vastuvõtmine saab võimalik olla ainult väikeses ühistus. Mina vormistaks protokolli nagu ikka ja kui tavaliselt kirjutan protokolli, et hääletustulemus x poolt, y vastu, siis nüüd teeks sinna liikmete nimekirja ja võtaks kõigi allkirjad. Ilmselt võib ka iga allkiri ise paberil olla, aga siis peab seal paberil ka üldkoosoleku otsus kirjas olema.
Digiallkirjastatud protokoll oleks muidugi innovatiivne. E-kirjaga saadetud allkirja ma ei kujuta muul moel ette, kui allkirjastatud otsuse skanneerituna pdf formaadis saatmine.

[suisse]

Mina vormistaks protokolli nagu ikka ja kui tavaliselt kirjutan protokolli, et hääletustulemus x poolt, y vastu, siis nüüd teeks sinna liikmete nimekirja ja võtaks kõigi allkirjad. Ilmselt võib ka iga allkiri ise paberil olla, aga siis peab seal paberil ka üldkoosoleku otsus kirjas olema.

Mina pidasin silmas, et välja jaotatud lehed korjatakse allkirjadega kokku ja need on koosoleku protokolli lahutamatud lisad. Kui kasutada nimekirja allkirjadega, siis on võimalus vaidlustamiseks, et üldkoosolek on olnud fiktiivne, sest kõik kokku hääletama ei tulnud. Protokolli pealkirjas tuleb märkida, et see on kirjalik üldkoosolek.

[tull6]

Kogu interneti koosoleku pidamine on puhtalt organiseerimise küsimus, mis tuleb enne läbi mõelda.

[pimeloom]

Mina pidasin silmas, et välja jaotatud lehed korjatakse allkirjadega kokku ja need on koosoleku protokolli lahutamatud lisad. Kui kasutada nimekirja allkirjadega, siis on võimalus vaidlustamiseks, et üldkoosolek on olnud fiktiivne, sest kõik kokku hääletama ei tulnud. Protokolli pealkirjas tuleb märkida, et see on kirjalik üldkoosolek.

Jah, miks ka mitte. Aga siis tuleb allkirjastamiseks jagada ikka otsus, mitte selle projekt nagu sa eelnevalt kirjutasid.
Kirjaliku üldkoosoleku mõte ongi selles, et koosolek korraldatakse rahvast kokku kutsumata. Seega ei ole ka seda võimalus vaidlustada. Koosoleku otsusega ja hääletusnimekirjaga võib käia ka ukselt uksele. Mina ei näe siin küll probleemi.

[pimeloom]

Kogu interneti koosoleku pidamine on puhtalt organiseerimise küsimus, mis tuleb enne läbi mõelda.

Sinisilmne on kindlasti tore olla. Mina küll ei kujuta ette, et meie ühistu kõigil liikmetel on olemas id-kaart koos kehtivate sertifikaatidega ja et kõik pensionärid digiallkirjastamisega kenasti kodus on.

[tull6]

Juhatuse koosolekust olen mina kirjutanud ja üllitised põhinevad elust enesest ja mitte kaugest minevikust vaid 2009 aastast kui tegime algul proovi mis hakkas meeldima ja toimima.

[suisse]

See dokument, mis liikmetele kätte toimetatakse on siiski juhatuse poolt koostatud otsuse projekt, millest saab otsus, kui liikmed seda aktsepteerivad.

Kirjaliku üldkoosoleku mõte ongi selles, et koosolek korraldatakse rahvast kokku kutsumata. Seega ei ole ka seda võimalus vaidlustada. Koosoleku otsusega ja hääletusnimekirjaga võib käia ka ukselt uksele. Mina ei näe siin küll probleemi.

Vabandust veidi halvasti mõisteava teksti pärast. Tahtsin öelda seda, et eraldi hääletusnimekiri pole hea, pigem olgu seal ees otsus ja siis poolthääletajate allkirjad. Sellisel juhul pole eraldi allkirjastatavaid lehti vaja (suure maja puhul saab neid väga palju kah - võib teha trepikodade kaupa). Vaidlustamise võimalikkust nägin sellisel juhul, kui on ainult hääletusnimekiri allkirjadega ega ole ühtset dokumenti.

Ja ukselt uksele käies ongi parem allkirju koguda, siis saab kõhklejale anda täiendavaid selgitusi otsuse tegemiseks.

Juhatuse koosolekuid saab nii pidada ja õigem oleks nimetada seda e.maili koosolek. Niiviisi koosolekut pidades pole vahet ka see lõpuks allkirjastatakse digitaalselt või vanamoeliselt paberkandjal protokollile alla kirjutades. Oleme ka seda praktiseerinud, kuna juhatuse liikmed eriaegadel põhikoha tööl ja raske on leida sobivat kellaaega kokku saamiseks.

[pimeloom]

Tahtsin öelda seda, et eraldi hääletusnimekiri pole hea, pigem olgu seal ees otsus ja siis poolthääletajate allkirjad.

Kui nüüd minu esimest postitust uuesti lugeda, siis eraldi nimekirjast ei ole ma seal sõnakestki kirjutanud.

See dokument, mis liikmetele kätte toimetatakse on siiski juhatuse poolt koostatud otsuse projekt, millest saab otsus, kui liikmed seda aktsepteerivad

Otsuse projekt on ettevalmistatud otsus, mida siis vastavalt koosoleku kulgemisele on võimalik muuta. See dokument, millele kirjaliku koosoleku puhul allkirju koguda, peab olema vormistatud ikka otsusena, mitte projektina.